今回は仕事の効率的な進め方についてメッセージと一緒に考えてみましょう。
ご紹介するのはアメリカの能力開発の権威であるケリー・グリーソンさんです。
仕事術に関する本は世界中で翻訳発売されロングセラーとなっているそうです。
主な著書には『なぜか、仕事が上手くいく人の習慣』があります。
早速、彼のメッセージをご紹介します。
目的にかなった仕事を手際よくやれば、能率も効果・生産性もさらに上がる。
個人の生産性を高めるためには、簡単に言うと、さほど重要ではないことには最小の時間をかけ、
重要なことに最大の時間を費やすのだ。
何が重要か、まずはそれを決めよう。
それから自分にとって重要と決めた仕事を、より能率よく、効果的にこなす方法を見つける。
（ケリー・グリーソン：アメリカの能力開発の権威）
ここにはかなりの秘訣が詰まっています。
特に、重要でないことに最小の時間をかけること。
これはあとで実例をお伝えします。
もう一つメッセージをご紹介します。
仕事の先延ばし癖を退治する８つの鉄則
- 書類を読むのは一度で済ませる。
- 重要でない仕事を先に終わらせる。
- 問題は小さなうちに解決する。
- 仕事の邪魔になる原因となる業務を、真っ先に処理する。
- やり残したことを片付ける。
- 過去ではなく、未来を目指して仕事をはじめる。
- 「時間がかかるから」を先延ばしの言い訳にしない。
- 先延ばしから解放されれば、もっと元気になると理解する。
（ケリー・グリーソン：アメリカの能力開発の権威）
これも前の内容と重なる部分がありますが書類を読むのを一度で済ませる、重要でない仕事を先に終らせる、といったあたりにポイントがあります。
重要なことは何かを決めることは大切ですが、重要でない仕事をそのままにしておくことで問題が起きたり、結局、重要なことに時間をかけられなかったりします。
ケリーさんのメッセージはいろいろと参考になりますし、私の実感値として納得できることがたくさんありました。
もっともわかりやすかったのが、上にあるように、すぐやること、です。
これはこれまでにも何度かここでもお伝えしていると思いますし、【喜び稼ぎ塾】や多くの研修でも繰り返しお伝えしてきたことです。
すぐやることの効用は本当に計り知れないものがあります。
例えば、メール。
ありがちなのが、こんな風景です。
まず溜まったメールボックスを見てため息を付きながら、一つ一つ開けて読んでいきます。
そして、ああ、これはあとで返事を出さなきゃと思って閉じます。
そして、次のメールを見て、これはじっくりと考えて返事を出そうと思って閉じます。
次のメールを見て、ああ、これは昨日も見たけど、どうすべきかを考えて手を打たなきゃいけないから時間がかかるな、といってメールを閉じます。
そして、つぶやきます。
ああ、やることばかりでなんて忙しいんだろ。
ちょっと一息つくかな・・
休憩して戻ってきたらまた上からメールを開けます。
そして、先程の最初のメールを見て、これはなんだっけ。
ああそうだ、他の作業が終わったらメールすればいいんだった、と思って閉じます。
そして次のメールを開けます。
・・・
いかがでしょうか。
ここで気づくのは、一つのメールや仕事に対して2回も3回も読み、同じ作業を繰り返していることです。
ここに大きな無駄があります。
やる必要があるなら、その場ですぐにやってしまうことです。
そうすれば、その仕事から開放されます。
重要でないことには時間をかけない。
基本は一度で済ますこと。
やらないことなら削除する。
保存が必要なら保存する。
そうしてメールボックスをどんどん整理していく。
それだけで、格段に効率が上がります。
そして、重要なことに時間をかけていきます。
目の前の書類の山も同じですよね。
さあ、今日はすぐにやることを意識してみましょう。